Quanto custa um CRM para uma PME em Portugal: a licença é a parte pequena da conta

Um CRM para uma PME custa, nas tabelas oficiais que lemos a 1 de outubro de 2026, entre 0 (planos grátis) e 195 EUR por utilizador por mês nos planos de entrada e intermédios, e de 395 a 550 EUR nos planos de topo da Salesforce. Pelo meio, o Pipedrive vai de 14 a 79 EUR, o Kommo de 25 a 45 USD, e o HubSpot Sales Hub Professional custa 90 USD por posto mais 1.500 USD de onboarding obrigatório. Mas a tese deste artigo é outra: a licença é a parte pequena da conta. O custo que pesa é o CRM pago e não usado.

O momento é bom para fazer a conta com atenção. A 30 de julho de 2026, o Kommo anunciou que os planos Base e Advanced sobem 10 USD por utilizador por mês para clientes novos a partir de 1 de setembro de 2026, mantendo o preço dos clientes existentes, e que passa a incluir IA em todos os planos (anúncio do Kommo). Quem escolhe um CRM hoje paga o preço novo.

Antes de escolher, fomos ver o que acontece depois da compra. A 1 de outubro de 2026 medimos, só em leitura, os CRMs de clientes que operamos no Crescify, o CRM que construímos: nos 8 que têm utilizadores ativos, 37,5% dos leads com 30 ou mais dias continuam abertos na primeira etapa do funil, e 4 de 14 acessos não entraram nos últimos 30 dias.

Os preços oficiais de seis CRMs, lidos a 1 de outubro de 2026

Abrimos as páginas de preços de cada fornecedor e registámos o que estava lá, na moeda em que a página o mostrou. É por isso que há dólares, euros e rupias na mesma tabela: não convertemos nada. A unidade também muda e é o que mais engana: uns cobram por utilizador, o Bitrix24 cobra por organização.

Preços de lista, que mudam (o Pipedrive indica que não incluem IVA; nos restantes, confirme; o Bitrix24 mostra USD ou EUR consoante o país de quem abre a página): confirme sempre na página do fornecedor antes de decidir. Fontes: Kommo, HubSpot, Pipedrive, Zoho, Bitrix24 e Salesforce.

Três leituras que a tabela esconde. O Kommo não tem plano mensal: o mínimo é 6 meses (150 USD por utilizador no Base). O HubSpot Professional exige um onboarding único de 1.500 USD, e o Enterprise de 3.500 USD, o que muda a conta do primeiro ano mais do que qualquer diferença de 10 dólares na mensalidade. E o Bitrix24 inclui 5 utilizadores no Basic: para equipas pequenas é o modelo mais diferente dos outros. Se quer comparar o que cada um faz, e não só o que custa, escrevemos Kommo vs HubSpot vs Pipedrive.

A conta do primeiro ano para 3 utilizadores, passo a passo

A mensalidade multiplicada por 12 não é o custo do CRM. A fórmula completa tem três parcelas:

1. Licenças: número de utilizadores x preço mensal x 12.
2. Implementação: o que o fornecedor ou um parceiro cobra para configurar funil, campos, integrações e migração. É um orçamento que lhe cabe pedir, e que o HubSpot Professional já traz com valor fixo de 1.500 USD.
3. Tempo da equipa: horas de formação e de migração x valor da hora de cada pessoa. É a parcela que mais se esquece e a única que só o leitor sabe preencher.

Para uma equipa de 3 utilizadores, as licenças do primeiro ano ficam assim:

Há um motivo para olhar para além da licença. No Software Buying Trends 2026 da Capterra, com mais de 3.300 compradores globais, dois terços sofreram disrupção na implementação, arrependimento da compra, ou ambos. É um estudo sobre software em geral, não só CRM, mas descreve o risco que a conta de licenças não mostra. E a Nucleus Research mediu em 2023, com base em 63 estudos de caso, um retorno médio de CRM de 3,10 USD por cada dólar gasto, 37% abaixo do de há dez anos (4,90 USD). É uma média antiga e de terceiros: não diz quanto retorna o seu CRM, só que o retorno não vem garantido com a licença.

O que medimos: licenças pagas por quem não entra, leads à espera na primeira etapa

Os números seguintes são nossos e têm data: 1 de outubro de 2026. Lemos, só em leitura, os CRMs de clientes que operamos no Crescify. O universo é de 20 CRMs e 7.177 leads. Destes, 11 têm 50 ou mais leads e 8 têm utilizadores ativos, e é nestes 8 que a pergunta faz sentido: quem tem alguém a usar o CRM está a trabalhá-lo?

Nesses 8 CRMs há 3.305 leads com 30 ou mais dias, e 1.239 (37,5%) continuam abertos na primeira etapa do funil, sem avançar. Em 4 dos 8 CRMs, metade ou mais dos leads com 30+ dias está parada na primeira etapa. Por setor, anonimizado:

O padrão mais claro está na coluna da direita. Só 1 dos 8 CRMs usa tarefas, ou seja, agendamento de follow-up. Nesse CRM há tarefas em 91,8% dos leads, 0% parados na primeira etapa e uma média de 7,8 registos humanos por lead. Os outros 7 não têm tarefas, e 4 deles têm metade ou mais dos leads antigos à espera na primeira etapa. Não prova que as tarefas sejam a causa, mas é a diferença mais visível entre o CRM que trabalha os leads e os que os guardam. Sobre como montar esse follow-up, veja como automatizar o follow-up de leads no CRM.

Ligar isto ao preço: 28,6% das licenças pagas por nada

Os 8 CRMs têm 14 acessos ativos. Destes, 10 entraram nos últimos 30 dias e 3 nunca entraram. Sobram 4 acessos sem uso em 30 dias, ou seja 28,6%. Se fossem licenças por utilizador, a conta seria esta, com o Pipedrive Growth a 39 EUR:

• 14 licenças x 39 EUR = 546 EUR por mês.
• 4 licenças sem uso x 39 EUR = 156 EUR por mês, ou 1.872 EUR por ano (4 x 468 EUR).
• 156 EUR em 546 EUR = 28,6% do que se paga.

É um cálculo ilustrativo: estes CRMs não são Pipedrive, e o preço que cada cliente paga não entra aqui. Serve para mostrar a proporção. Num modelo por utilizador, cada acesso que ninguém abre é uma licença paga por nada, e é um custo que nenhuma tabela de preços mostra.

Limites honestos desta medição

• Amostra pequena. São 8 CRMs, todos de clientes nossos, e não há prova de causa.
• O registo de atividades não captura tudo. Migrações de outros CRMs e marcações em massa podem distorcer a contagem de toques humanos, que é indicativa, não conclusiva.
• Não há taxa de venda. As vendas ganhas só são marcadas de forma consistente em poucos CRMs, por isso não afirmamos que os leads parados deixaram de comprar.
• Um lead na primeira etapa nem sempre é um lead esquecido. Pode ter sido contactado fora do CRM. É um sinal de que o CRM não reflete o trabalho, o que já é um problema.

Como escolher um CRM sem pagar o que não se usa

1. Conte quem vai mesmo entrar. Um acesso é uma pessoa que abre o CRM toda a semana, não um lugar no organigrama. Na nossa medição, 4 em 14 não entraram em 30 dias.
2. Comece pelo plano grátis ou pelo teste. HubSpot, Zoho e Bitrix24 têm planos grátis; Kommo e Pipedrive têm 14 dias de teste. Como o Kommo não tem plano mensal, teste antes de assinar os 6 meses.
3. Exija tarefas de follow-up desde o dia 1. Cada lead sai de cada conversa com a próxima ação e a data. É a prática que separa o CRM que trabalha leads do que os arquiva.
4. Peça o custo total por escrito. Licenças, onboarding, integrações e migração. No HubSpot Professional, o onboarding obrigatório de 1.500 USD vale quase metade das licenças de 3 utilizadores no primeiro ano.
5. Entre com dados limpos, sem apagar. Junte registos repetidos em vez de os eliminar: o lead que volta semanas depois é um sinal, como explicamos em leads duplicados no CRM.
6. Meça ao fim de 30 dias. Duas contas chegam: quantos acessos entraram e que percentagem dos leads com 30+ dias continua na primeira etapa. Se for metade ou mais, o CRM não está a ser trabalhado, qualquer que seja o preço.
7. Reveja as licenças no primeiro trimestre. Onde o contrato o permita, retire os acessos que não entraram e pague só pelos que usam.

A Synco faz isto por si

Os números deste artigo saíram de CRMs que operamos todos os dias. Construímos o nosso próprio CRM, o Crescify, e é por isso que conseguimos medir quem entra, que leads ficam parados e onde. Nos clientes que escolhem Kommo, implementamos e operamos o Kommo CRM: funil desenhado para a equipa que vai de facto usá-lo, tarefas de follow-up desde o primeiro dia e uma conferência aos 30 dias com os dois números que importam.

Não prometemos resultados nem uma taxa de conversão: a sua equipa e a sua base têm os seus números. O que fazemos é pôr o CRM a mostrar o que está a acontecer, para decidir a licença com dados e não com palpites.

Ver como implementamos o CRM →

O que fica

Escolher um CRM pelo preço da licença é olhar para a parcela mais pequena da conta. Nas páginas oficiais, um CRM custa de 0 a 195 EUR por utilizador por mês nos planos de entrada e intermédios (até 550 EUR nos de topo), mas nos CRMs que medimos, 28,6% dos acessos não entraram em 30 dias e 37,5% dos leads com 30+ dias continuam parados na primeira etapa.

A regra cabe numa linha: pague pelos acessos que vão abrir o CRM esta semana e exija tarefas de follow-up desde o primeiro dia. O resto é preço de lista.