Um funil com muitas etapas parece um funil bem organizado. Na prática, a maioria dos leads vive em duas ou três etapas e as outras ficam vazias. A 27 de outubro de 2026 contámos as etapas abertas dos 12 CRMs do Crescify, o CRM que construímos, com 50 ou mais leads cada: são 108 etapas, e 38 (35,2%) não tinham nenhum lead aberto.
A resposta direta à pergunta é esta: uma PME precisa, na maioria dos casos, de 4 a 6 etapas abertas, e o teste para saber se uma etapa é demais é simples: se ninguém sabe dizer o que obriga um lead a sair dela, ou se tem menos de 5% dos leads durante um mês, junte-a à vizinha. O número exato depende do seu ciclo de venda, mas a prova de que uma etapa merece existir é o uso, não o desenho.
Quando uma etapa deixa de ajudar e passa a atrasar
Cada etapa é uma decisão que o vendedor tem de tomar a cada lead: "isto está aqui ou ali?". Quando a diferença entre duas etapas é clara, a decisão leva um segundo. Quando não é, o lead fica onde calhou, o funil deixa de contar a verdade, e estruturar o pipeline de vendas volta ao ponto de partida.
O custo pode aparecer em três sítios. O vendedor perde tempo a escolher etapa. O gestor olha para o funil e não consegue ler onde os leads se perdem, porque metade das colunas está vazia. E quando se pede ao CRM um relatório de conversão, cada etapa a mais é uma taxa a mais para interpretar sem que nenhuma queira dizer nada.
O que encontrámos nos 12 CRMs
Medimos, em cada CRM, as etapas abertas (sem contar Ganho nem Perdido) e quantos leads abertos havia em cada uma. O resultado, agregado e sem nomes de clientes:
| Medida | Resultado |
|---|---|
| CRMs medidos (50 ou mais leads) | 12 |
| Etapas abertas no total | 108 |
| Etapas por CRM | Mediana 8, de 5 a 17 |
| CRMs com 7 ou mais etapas | 11 de 12 |
| Etapas sem nenhum lead aberto | 38 de 108 (35,2%) |
| Etapas com menos de 5% dos leads abertos | 73 de 108 (67,6%) |
| CRMs com pelo menos uma etapa vazia | 8 de 12 |
| Leads abertos nas duas maiores etapas | Mediana 87,9% |
Dois casos mostram os extremos. O CRM com mais etapas tem 17 e, dessas, 13 têm menos de 5% dos leads abertos e 5 estão vazias. Na outra ponta, dois CRMs têm 8 etapas com 7 delas vazias e todos os leads abertos na primeira: o funil está desenhado, mas o trabalho não passa dali.
Convém ler isto com cuidado. Uma etapa vazia nem sempre é um erro: num CRM recém-criado ou com poucos leads abertos, é normal que a maioria esteja vazia. Também não medimos se a equipa avança os leads para a etapa certa. O que os números dizem é que o funil desenhado é bastante maior do que o funil usado, e que isso acontece em oito dos doze CRMs.
O que dizem as referências
Não há um número consensual. O guia de etapas de pipeline da Teamgate, publicado a 16 de janeiro de 2026, diz no corpo que se deve apontar a 5 a 7 etapas, porque menos esconde os bloqueios e mais traz complexidade desnecessária. Nas perguntas frequentes da mesma página, o intervalo passa a 3 a 6, com 4 ou 5 como o mais eficaz, e mais de 6 é descrito como esmagador e difícil de gerir. A própria fonte tem dois intervalos, e é por isso que o número de etapas não deve ser copiado de um guia.
O que a Teamgate diz com mais clareza é que o ciclo de venda manda: um funil de 5 etapas costuma servir negócios de PME com ciclos de 2 a 4 semanas, e negócios de empresa com mais de 90 dias pedem 6 a 7. A mediana de 8 etapas dos nossos CRMs fica acima do intervalo de 5 a 7 do corpo da Teamgate, e esse desvio coincide com a quantidade de etapas vazias. Para saber em que ponto do ciclo a sua empresa está, veja o ciclo de venda medido no CRM.
Como decidir quantas etapas manter
- Liste as decisões, não os nomes. Cada etapa existe porque um lead só passa dela quando algo acontece: respondeu, marcou reunião, recebeu proposta. Se não consegue escrever o que acontece, a etapa ainda não é uma etapa.
- Conte o uso durante um mês. Abra o CRM e veja quantos leads abertos estão em cada etapa. Uma etapa com menos de 5% dos leads, mês após mês, é candidata a juntar-se à vizinha. O limite de 5% é uma sugestão nossa para começar, não uma regra de mercado.
- Junte antes de apagar. Passe os leads para a etapa que fica e leve o critério de saída consigo. Não remova a etapa antiga enquanto houver leads dentro, e confirme antes que nenhuma automação depende dela.
- Fixe um critério de saída por etapa. Por exemplo, "passa para proposta quando há orçamento enviado". Sem critério, duas pessoas põem o mesmo lead em etapas diferentes.
- Deixe o fim do funil à parte. Ganho e Perdido não contam como etapas de trabalho, e o motivo de perda regista-se num campo próprio, não numa etapa nova para cada razão.
Um ponto de partida de 5 etapas para uma PME de serviços, sem pretensão de ser universal: novo, contactado, reunião ou diagnóstico, proposta enviada e negociação, mais Ganho e Perdido. Ajuste-o ao seu ciclo e junte ou separe só depois de ver o uso.
O que cortar etapas não resolve
Um funil mais curto só ajuda se as etapas forem verdadeiras. Se os leads continuam a entrar sem dono, ou se faltam os campos que decidem a próxima ação, o número de colunas é o menor dos problemas. Também não prometemos que um funil enxuto faça vender mais: faz que o funil conte a verdade, o que é uma condição para decidir bem.
A Synco faz isto por si
Os números deste artigo saíram dos CRMs que operamos todos os dias, e o que mais pesou foi o que estava vazio. Construímos o nosso próprio CRM, o Crescify, e nos clientes que trabalham com Kommo implementamos e operamos o Kommo CRM com um funil desenhado à volta do ciclo de venda de cada empresa.
Na prática, revemos com a equipa o uso real de cada etapa, juntamos as que não se distinguem e escrevemos o critério de saída de cada uma, para que o funil no ecrã seja o funil que a equipa trabalha.
Não prometemos resultados de vendas. O que garantimos é que, no seu CRM, cada etapa tem uma razão de existir e um critério que a equipa consegue aplicar.